Измерение успеха стратегической сессии: рекомендации для оценки
Наши клиенты часто обращаются с вопросом: «Как понять, что стратегическая сессия была успешной?» Этот вопрос обычно волнует тех, кто впервые проводит стратегическую сессию. Они понимают важность мероприятия, но не знают, как оценить его результаты. Однако и опытные стратеги могут заинтересоваться методами оценки эффективности стратегической сессии и проверкой своего подхода.
В данной статье мы рассмотрим ключевые аспекты, которые сделают вашу стратегическую сессию действительно успешной. Мы поделимся с вами тем, что необходимо сделать на каждом этапе подготовки и проведения стратегической сессии.
Этот материал может быть использован в качестве чек-листа, чтобы удостовериться, что вы правильно организовали все этапы. Также вы можете использовать его для проверки профессионализма вашего подрядчика.
Подготовка к стратегической сессии
Мы считаем, что проведение стратегической сессии без аналитики невозможно. Аналитика является источником стратегических альтернатив и стимулом для творчества команды. Иногда клиенты говорят: «У нас достаточно аналитики, этот этап можно пропустить». Однако, в процессе сбора аналитики они осознают важность этого шага и благодарят нас за настойчивость.
Качественная подготовка – это 80% успеха стратегической сессии. Мы рекомендуем выделить около месяца на подготовку в спокойном режиме. Существуют примеры, когда командам удается собрать необходимую аналитику и подготовиться за две недели, но в данном случае риск ошибок увеличивается, что сказывается на разнообразии сгенерированных идей во время самой стратегической сессии.
Примеры из нашей практики
Проведение интервью с клиентами представляет собой важный аспект аналитической работы, который мы настоятельно рекомендуем внедрять в практику каждой компании. Этот процесс значительно обогащает стратегическую сессию, принося множество новых идей и инсайтов.
Часто среди продавцов можно услышать утверждение: «Мы уже всё знаем о наших клиентах, мы ведь ежедневно общаемся с ними, они нам ничего нового не расскажут…». Однако на деле это далеко не так. Ежедневно вам приходится предлагать свои товары или услуги клиентам, но не всегда есть возможность искренне узнать, что их на самом деле волнует. Интервью предоставляет уникальную возможность для откровенного диалога, где вы откровенно слушаете всё, что хочет поделиться клиент, не стремясь активно продавать.
Ряд кейсов из нашей практики подтверждает эффективность этого подхода:
- В рамках подготовки к стратегической сессии сотрудник производственной компании решил провести интервью с клиентом, который прекратил закупки продукции полгода назад по неясным причинам. Результатом этого интервью стало возвращение клиента с ежемесячным чеком в 10 000 долларов.
- В еще одной сессии, проведенной в период пандемии, сотрудник компании выехал на встречу с клиентами офлайн, что всегда рекомендуется в случае возможности. На вопрос о том, что больше всего удивило клиента в сотрудничестве с компанией за последнее время, клиент ответил: «То, что вы приехали для личного общения». Такие тонкие детали и нюансы становятся доступными только при проведении интервью, без надуманных предположений относительно клиента.
При подготовке аналитики к стратегической сессии следует выполнить следующие шаги:
1. Выявить требования собственника
Это формализованные ожидания акционеров компании от будущих целей и стратегий их достижения. Эти требования являются основным ориентиром и первичным техническим заданием для команды в рамках стратегической сессии.
Требования собственника должны включать, как минимум:
- Финансовые цели компании.
- Стратегические приоритеты в развитии, определяющие, где компания планирует находиться через 3-5-10 лет.
- Цели и приоритеты для отдельных подразделений.
- Определение возможностей и угроз.
- Ключевые стратегические вопросы для обсуждения на сессии.
2. Собрать стратегические вопросы
Мы проводим персональные интервью с руководителями, чтобы выявить самые крупные и высокоуровневые вопросы, поиск ответов на которые может сильно повлиять на долгосрочный успех компании. Затем эти вопросы группируются по областям: финансы, рынок, организация (люди и процессы).
Топ-5 наиболее популярных стратегических вопросов, выявленных на последних 20 сессиях:
- Как можно увеличить доходность и маржинальность бизнеса?
- Обладаем ли мы конкурентной стратегией, четким позиционированием, уникальным предложением?
- Как удерживать существующих клиентов и развивать отношения с ними? Как повысить долгосрочную ценность клиентов (LTV)?
- Каким образом следует формировать нашу цифровую стратегию в интернете?
- Какие у нас планы на будущее через 3-5 лет? Каким образом мы видим будущую структуру компании?
3. Подготовить аналитики в контексте стратегических вопросов
Наш подход начинается с создания «карты умной аналитики», которая не только помогает находить ответы на стратегические вопросы руководства, но и решать задачи, вытекающие из требований акционеров.
Аналитика должна быть свежей и инновационной для участников. Рассматривать обычные отчеты из системы типа Битрикс или 1С бессмысленно, так как в них сложно обнаружить новые прорывные идеи. Наша аналитика ставит целью стимулировать обсуждение в группах, предоставляя новый взгляд на рынок, конкуренцию и внутренние процессы.
Пример: Карта аналитики для компаний в сфере торговли
4. Проверить целостность данных
Вся аналитическая информация должна в комплексе решать поставленные задачи и давать ответы на все стратегические вопросы. Особенно важно еще раз тщательно проверить, чтобы ничего не было упущено, и удостовериться, что у нас достаточно информации о рынке, клиентах, конкурентах, внутренних процессах и так далее.
При сборе аналитики должен быть соблюден принцип ВИСИ (MECE). Этот принцип происходит от английских слов Mutually Exclusive (взаимоисключающие) и Collectively Exhaustive (совместно исчерпывающие).
5. Проверить достоверность данных
Нет ничего хуже, чем выяснять источник происхождения данных на стратегической сессии. Все подобные вопросы лучше решить заранее, предварительно проведя перепроверку информации с смежными отделами. На стратегической сессии также необходимо обеспечить присутствие тех, кто участвовал в подготовке данных. В случае появления неясностей они смогут ответить на вопросы коллег.
6. Качественно визуализировать данные
Любая собранная аналитика, предназначенная для стратегической сессии, должна быть наглядно визуализирована, чтобы любой участник мог мгновенно ее понять. Команда не должна тратить время и усилия на разбор информации. Основная цель команды – генерация новых идей. Мы предоставляем нашим Клиентам подробные инструкции и готовые шаблоны для визуализации аналитики.
Пример визуализации аналитики по анализу клиентской базы
Пример визуализации аналитики: Стратегическая канва
Презентации ТОПов на стратегической сессии
В этом разделе важно учесть следующие аспекты:
- Информация представлена кратко и лаконично, необходимо стремиться к ограничению в 10-15 слайдов с ключевыми данными.
- Основной акцент на будущем. Презентация служит ориентиром для определения направления развития, в то время как прошлое (аналитика, успешные кейсы и прочее) рассматривается исключительно для введения участников в контекст.
- Решение вопросов. Важно предоставить сотрудникам достаточно времени для осмысления информации и формулировки всех вопросов, касающихся реалистичности целей, планов, приоритетов и прочего. Команде необходимо получить ответы на все вопросы и разрешить сомнения.
Вам может быть интересно:
- Как провести стратегическую сессию?
- Как провести анализ рынка, маркетинговое исследование?
- Проверьте, есть ли у нас опыт работы в вашем секторе?
- Провести стратегическую сессию с командой
- Провести сессию по новым продуктам
Если вы хотите заказать проведение стратегической сессии, свяжитесь с нами. Мы уточним целевые результаты, подготовим предложение. Наш опыт разработки стратегий в 60+ различных секторах и отраслях позволит разработать оптимальное решение под ваши цели.
Этот этап является ключевым на стратегической сессии. Подготовка к мозговому штурму – лишь половина успеха; здесь также присутствует ряд рисков, которые необходимо учесть.
Основные риски на этапе брейншторминга
- Ограниченность времени. Необходимо разработать два сценария стратегической сессии: минимальный и максимальный. Также можно организовать работу в несколько потоков, позволяя группам работать с различными наборами аналитики.
- Низкая мотивация и недостаточная вовлеченность участников. Планирование игровых активностей и разогрева умственных процессов, а также проведение соревнований между группами, способны повысить мотивацию.
- Отсутствие данных для принятия решений или их низкое качество. Необходимо вовлекать сотрудников в процесс сбора аналитики и не пропускать этап верификации данных.
- Конфликты и противоречия интересов. Четкое объяснение и соблюдение правил мозгового штурма, а также эффективный контроль за деструктивными критиками способны нивелировать этот риск.
- Низкий уровень идей. Мы редко сталкиваемся с такой ситуацией, так как мы формируем сбалансированный состав участников в мини-группах. В случае выявления такого риска, можно привлечь внешних экспертов для получения свежих идей.
Ключевые факторы успеха брейншторминга на стратегической сессии
-
- Разнообразные группы. Мини-группы формируются с учетом максимального разнообразия, включая представителей различных отделов, возрастных групп и опыта работы. В ходе стратегической сессии они взаимодействуют, обмениваются идеями, рассматривая ситуацию с разных точек зрения.
- Равные возможности для участников. Каждая группа должна формироваться с учетом равномерного распределения экспертизы, компетенций и знаний об организации. Уровень интеллекта и масштаб мышления также должны быть сбалансированы. Поэтому в каждой группе важно присутствие руководителей разных уровней с различными областями ответственности.
- Назначенные роли модератора и советника. Эти ключевые роли в каждой группе значительно влияют на успешность работы и конечный результат.
- Модератор руководит обсуждением, обеспечивает активное участие и стимулирует генерацию идей. Он также следит за соблюдением правил мозгового штурма и здоровой коммуникацией в группе, уважает вклад каждого участника и стремится достичь целей группы.
- Советник внимательно следит за дискуссией, фиксирует стратегические альтернативы в правильном формате и помогает модератору в соблюдении правил брейншторминга.
- Соблюдение правил мозгового штурма:
- Избегать споров, критики и оценок идей других участников.
- Фиксировать все придуманные идеи, оставляя отбор лучших на следующий этап.
- Проявлять уважение и давать каждому участнику возможность высказаться.
- Активно слушать коллег и стремиться улучшить идеи других.
- Понимание задачи. Каждая группа должна иметь четкий тайминг и порядок работы с аналитикой. Важно удостовериться, что все участники полностью осознали цели работы группы: проработка всей аналитики и создание длинного списка стратегических альтернатив.
Стратегический выбор
После творческого этапа мозгового штурма, команда переходит к стратегическому выбору. Процесс организован в три этапа «отжима» идей:
- Выбор лучших идей в мини-группе: Участники мини-группы отбирают наилучшие идеи, которые затем презентуются в большой группе для оценки остальными участниками.
- Рейтингование стратегических альтернатив в большой группе: Проводится обсуждение и группировка стратегических альтернатив среди участников большой группы.
- Выбор стратегического ядра: Определение набора из 3-7 ключевых инициатив, способных кардинально изменить позицию компании на рынке и ее бизнес-результаты.
В итоге, стратегическое ядро и набор стратегических альтернатив визуально представляются участникам.
На этапе стратегического выбора следует учесть:
- Каждый участник высказал свое мнение, и все идеи были рассмотрены, не осталось недосказанностей или упущенных идей.
- Каждый участник проголосовал за тот набор идей, которые по его мнению являются стратегически важными для компании.
- Достигнуто групповое согласие, и конфликты были урегулированы.
- Реализованы цели стратегической сессии, то есть сгенерированные идеи соответствуют поставленным задачам, например, созданию новых продуктов, если это было поставлено в качестве задачи собственником.
Рефлексия
Последний этап стратегической сессии, который мы настоятельно рекомендуем не упускать, – это рефлексия. Участники делятся своими впечатлениями от проведенной работы. Здесь крайне важно узнать, что понравилось участникам и какие вопросы остались открытыми, требующими дополнительной проработки после завершения стратегической сессии.
Рефлексия на стратегической сессии выполняет несколько ключевых задач:
- Позволяет участникам проанализировать и оценить проведенную работу, выделить сильные и слабые стороны. Это способствует улучшению будущих стратегических сессий и повышению их эффективности.
- Создает возможность участникам подвести итоги и оценить достигнутые результаты. Обсуждение успешности достижения поставленных целей и задач помогает определить необходимые шаги для будущей работы.
- Содействует укреплению командного взаимодействия и взаимопонимания. Участники имеют возможность высказать свои мысли, поделиться впечатлениями и идеями, а также выразить благодарность коллегам за проделанную работу.
Если вы хотите заказать проведение стратегической сессии
Свяжитесь с нами, мы уточним ожидания целевых результатов и подготовим для вас предложение. Наш опыт разработки стратегий в 60+ различных секторах и отраслях позволит разработать оптимальное решение под ваши цели.
Автор статьи:
Максим Поклонский, консультант по стратегиям роста, модератор стратегических сессий
